Otimize seu tempo

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Fazer uma reunião é, muitas vezes, a melhor forma que encontramos, para transmitir todas as informações de uma palestra, uma visita ao cliente ou viagem de negócios. Elas são importantes porque não permitem que as pessoas solucionem sozinhas, problemas complexos.

E essa complexidade tem tomado o tempo dos profissionais. De acordo com o National Statistics Council, 37% de todo o nosso tempo é gasto em reuniões. Se o salário de uma pessoa chega a R$60 mil por ano e oito pessoas que recebem esse salário participam de uma reunião de 2h a cada semana, o custo total para a empresa chega a R$49 mil/ano. E isso para reuniões simples. Gestores e profissionais do conhecimento costumam gastar entre 25% e 80% do tempo que possuem, em reuniões. Faça o cálculo.

Herman Miller e a Gensler, descobriram juntas que alguns elementos podem fazer toda a diferença. Por exemplo, a capacidade da equipe de mudar de postura durante a reunião – isso inclui a disponibilização de mobiliário confortável e ergonomicamente correto –  pode contribuir muito para que ela não perca o foco. Também foi observado que antes de cada reunião é preciso pensar em alguns aspectos:

  • Qual o propósito da reunião e o qual o resultado esperado?
  • Esta é a melhor maneira de atingir o objetivo, ou existe outra forma?
  • Quem precisa participar e quem vai tomar as decisões?
  • Como os participantes devem se preparar? E qual a atuação que se espera deles durante a reunião?
  • O que estará na pauta? Quanto tempo deve ser gasto em cada item?
  • A sala possui espaço suficiente para formação de pequenos grupos, caso necessário?
  • O espaço é planejado para que todos tenham a mesma perspectiva do material que está sendo apresentado?
  • A iluminação pode ser ajustada?
  • A sala possui recursos tecnológicos, telefone, wireless, e equipamentos para apresentação dos trabalhos (data show) e anotações (quadro branco)?

Garantir que todas as ideias serão aceitas e incentivar as pessoas tímidas a exporem seus pensamentos também é importante. Vale à pena escolher um interlocutor habilidoso, que consiga ser direto e objetivo – e talvez essa característica seja mais importante que o próprio cargo ocupado por ele.

Finalmente, o participante deve sentir-se envolvido na discussão proposta, compreendendo que ele é peça fundamental para que o objetivo final seja alcançado.

Good job!

 

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